Het begeleidersgedeelte

Begeleiders of hulpverleners beschikken over een controlepaneel waarop ze moeten inloggen. Dit paneel omvat een aantal functionaliteiten: een dagboek-editor, het beheer van deelnemers, een berichtenbox en de mogelijkheid om 'reminders' in te stellen.

De dagboek-editor

In de dagboek-editor kunnen dagboektemplates (sjablonen) aangepast worden tot een dagboek op maat van een specifieke deelnemer of cliënt.

Om een dagboek aan te maken kan er gebruik gemaakt worden van een heel aantal elementen: rubrieken (om vragen thematisch te ordenen), tekstvakken, keuze- en meerkeuzevragen, diverse schuifregelaars en tabellen. Extra functies hierbij zijn:

• ingevoegde elementen verwijderen, verplaatsen en onzichtbaar maken
• pictogrammen toevoegen
• bijkomende informatie toevoegen
• vragen afhankelijk maken van de antwoorden op andere vragen

Groot voordeel is dat de dagboek-editor bijna volledig de vormgeving weerspiegelt van het dagboek dat de deelnemer zal te zien krijgen. Verder kunnen er grafieken, tabellen en overzichten aan elk dagboek gekoppeld worden waardoor resultaten van registraties overzichtelijk worden weergegeven.

Bekijk hier enkele screenshots van de dagboek-editor.

Er zijn een 30-tal uitgewerkte dagboektemplates (sjablonen) voorzien die als startpunt kunnen gebruikt worden en aangepast naar wens. Het is ook mogelijk met een blanco template te beginnen en het dagboek helemaal zelf samen te stellen voor gelijk welk thema. Er kan dan vrij gekozen worden welke parameters bevraagd worden, in welke volgorde, de aard van de vragen, de verwoording van de vragen en de wijze van scoren (meerkeuzevragen, open vragen, diverse schuifregelaars,…).

Wanneer een dagboek bewerkt of helemaal nieuw werd aangemaakt, dan kan dit op zijn beurt omgezet worden naar een template om later opnieuw te gebruiken en zelfs te delen met collega’s.

Beheer van deelnemers / cliënten

In het controlepaneel kunnen accounts voor deelnemers worden aangemaakt, samen met hun gebruikersnaam en wachtwoord. Hierna kan de deelnemer een uitgewerkt dagboek gebruiken.

In het paneel heeft de begeleider/hulpverlener toegang tot alle gegevens die in een dagboek genoteerd worden. Deze kunnen gedownload worden als pdf-bestand, geordend per dag, per week of per maand.

Begeleiders kunnen een dagboek delen met een collega binnen de eigen organisatie, bijvoorbeeld wanneer beiden dezelfde deelnemer opvolgen. Een deelnemersaccount kan ook overgedragen worden naar een andere begeleider, om bijvoorbeeld een opvolging over te nemen.

Bij het afsluiten van een opvolging kan het account van een deelnemer overgeplaatst worden naar een lijst van 'inactieve deelnemers'. De gegevens blijven standaard wel bewaard. Dit laatste belet echter niet dat de ingebrachte gegevens eigendom zijn van de deelnemer, dat de deelnemer zijn account op elk moment kan stopzetten en zijn persoonsgegevens kan laten verwijderen, of dat een deelnemer het dagboek verder kan gebruiken na beëindiging van het begeleidingstraject indien hij dat wenst.

Berichtenbox en 'reminders'

Er is online communicatie mogelijk met deelnemers via een beveiligde berichtenbox. Of en hoe deze gebruikt wordt is afhankelijk van de afspraken die hierover gemaakt worden. Via online berichten kunnen bijvoorbeeld vragen verstuurd worden door deelnemers of aanmoedigingen en commentaar door begeleiders.

Er kunnen verschillende soorten 'reminders' ingesteld worden in beide richtingen. Dit gebeurt best in overleg omdat Online dagboek niet bedoeld is als controle instrument, maar constructieve samenwerking wil bevorderen.

Reminders kunnen volgende functies hebben:

• een deelnemer eraan herinneren dat het dagboek moet ingevuld worden
• een positieve boodschap sturen wanneer een deelnemer een dagboek goed bijhoudt
• een begeleider laten weten dat een dagboek gedurende een bepaalde tijd niet werd gebruikt

Zowel van berichten als van reminders kunnen begeleiders en deelnemers waarschuwingen (notificaties) krijgen via e-mail.